Auftragspool

Im Auftragspool bekommt man eine Übersicht über alle Aufträge und durch farbliche Markierungen wird der aktuelle Status des Auftrages angezeigt (siehe Legende).
Weiterhin kann die tabellarische Auflistung um Spalten erweitert werden wie z. B. Netto-Summe, Brutto-Summe, Aufschlag in % oder Rohgewinn etc.
Man kann den Status des Auftrages direkt aus dieser Listenansicht ändern, man kann auch je nach Status verschiedene Dokumente drucken, beispielsweise Auftragsbestätigung, Auftragsabsage, Lieferschein oder Kommissionsschein etc.

Die Übersicht kann gefiltert werden, durch die Angabe von Suchparametern wie z. B. Kunde, Auftragsnummer, Kundengruppe, Rohgewinn, Deckungsbeitrag etc.

Sobald das Angebot zum Auftrag umgewandelt wurde, erscheint es im Auftragspool. Durch die Umwandlung vom Angebot zum Auftrag sind Sie bereits in der Detailansicht des Auftrags. Sie können diesen jedoch auch über den Punkt Auftragswesen > Auftragspool erreichen.

Hier können Sie wie im Angebot Positionen hinzufügen und entfernen. Details zum Auftrag wie Lieferung, Bezahlung oder Adresse können hier final geändert werden.

Im Punkt "Interna" können Sie einsehen, wann der Auftrag angelegt wurde und wie hoch die Netto-Auftragssumme ist. Zusätzlich können sie Anmerkungen hinterlegen.

Im Punkt Aktionen haben Sie die Möglichkeiten, den Auftrag zu drucken, löschen, kopieren, abschliessen (=Fakturieren), in allen Aufträgen zu suchen und im Druck & Mailarchiv bisher gedruckte Angebote/ Vorkassenrechnungen einsehen.

Bei jedem Auftrag gibt es einen Bereich (rechts), in dem man verschiedene Parameter definieren kann.

• Nettoauftrag: Das Angebot zu einem Nettoauftrag machen.
• Referenz: Hier kann man die Referenz des Kunden (Bsp.: interne Nummer des Kunden) hinterlegen
• gewünschte Liefertermin: Hier kann ein Wunschliefertermin hinterlegt werden
• Bearbeiter: Hier kann ein Bearbeiter ausgewählt werden
• Bezahlung: Hier wird die Zahlart des Auftrages ausgewählt
• Auftragsrabatt: Ein pauschaler Auftragsrabatt
• Kundenrabatt: Dieser Rabatt ist bei den Kundenstammdaten hinterlegt
• Keine automatischen Rabatte: Dies bezieht sich auf Rabatte, die man unter "Einstellungen -> Vorgangsrabatte" pflegen kann.
  Ein Beispiel ist wenn der Auftragswert über "x"-Euro ist, dann gebe 10% Rabatt.
• Auftragskennzeichen: Hier können Teillieferungen gesteuert werden
• Lieferung: Die Lieferbedingung die ausgewählt werden kann
• Projekt: Das Angebot kann einem bestimmten Projekt z. B. Web (Webshop) zugeordnet werden.

Wenn ein Kunde sehr viele Lieferadressen hat, dann kann man dies über die Parameter: Name, Straße oder Ort suchen.
Es können zwei Fälle auftreten. Stimmt nur eine Adresse überein, so wird diese als Lieferadresse übernommen. Wenn hingegen 2 Adressen oder mehr übereinstimmen, werden diese im der Drop-Down-Feld angezeigt.

Über dem Auftragsfeld hat man eine "mitlaufende" Übersichtsanzeige, diese ändert sich, wenn Preise oder Rabatte etc. sich ebenfalls ändern. Sie zeigt den voraussichtlichen Umsatz des Angebots/Auftrags an.

Sollte sich ein Artikel nicht kommissionieren lassen, ist er auf dem Lager nicht mehr verfügbar oder die Lagereinstellungen sind fehlerhaft.

Sie haben die Möglichkeit vorn in der Spalte Position einen Artikel zu kommissionieren (in dem Fall werden alle Mengen kommissioniert) oder Sie hinterlegen die Anzahl der zu kommissionierenden Artikel im Feld "verwenden". Verwenden Sie weniger Artikel für die Kommissionierung als Bestellt, können Sie über "markierte Posten kommissionieren" die vorhandenen Artikel kommissionieren und die Fehlmengen in einen neuen Auftrag umleiten.

Nachdem der Auftrag kommissioniert wurde, erscheint neben der Summe der Position ein Einkaufswagen mit einem grünen Pfeil. Dies bedeutet, dass die Position erfolgreich kommissioniert wurde. Über den Button abschließen unter dem Menüpunkt "Aktionen" können Sie den Auftrag fakturieren um zur Rechnung zu machen. Zusätzlich müssen Sie die nun erzeugte Rechnung noch abschließen.

Wenn der Kunde per Vorkasse zahlen soll, legen Sie unter Stammdaten > Zahlungsarten eine Zahlart mit der Option Vorkasse an.

In einem Angebot/ Auftrag muss unter "Bezahlung" die Zahlungsart Vorkasse (mit dem jeweiligen Kürzel) ausgewählt sein. Der Auftrag kann nun nicht weitergeführt werden. Er kann für den Kunden ausgedruckt oder versendet werden. Der Vorkassenauftrag kann erst kommissioniert werden, wenn die Zahlung für diesen Auftrag bestätigt wurde.

Es kann aber schon die Vorkassenrechnung gedruckt werden, indem man auf das "grüne" Druckersymbol klickt.

Nach einem Klick auf "Vorkassenrechnung drucken" kommt folgener Dialog, in diesem kann man entweder die Rechnung per PDF herunterladen und weiterverarbeiten oder sie gleich per E-Mail als PDF im Anhang verschicken.

Im Auftragspool können Sie die Vorkassenrechnung als bezahlt buchen. Geben Sie hierfür das Zahlungsdatum, das Aktivkonto (in der Regel das Bankkonto) und den Betrag, den der Kunde überwiesen hat. Zusätzlich kann eine Bemerkung/Information erfasst werden, die dann als Auftragsposition mit gespeichert wird. Klicken Sie nun auf bestätigen (grüner Harken). Die Zahlung wird auf das Kundenkonto gebucht (z.B. Bank an Kundenkonto). Auf die spätere Rechnung die beim weiterführen des Auftrags erzeugt wird, gibt es eine Position in der die geleistete Vorauszahlung vermerkt ist. Sollte der Kunde bei der Vorkassenrechnung zuwenig bezahlt haben, ist dies auf der "Abschlussrechnung" ersichtlich.

Nach erfolgreicher Kommissionierung der Artikel, ändert sich die Aktionsleiste (rechts).
Hier kann man nun den Auftrag zur Rechnung "fakturieren".