Angebote

In der Angebotsübersicht lässt sich links über das aufklappbare Menü ein neues Angebot anlegen. Man wählt hierfür einen bereits angelegten Kunden durch Eingabe der Kundennummer oder des Namens aus. Der Bearbeiter ist normalerweise derjenige, der das Angebot anlegt. Sie können an dieser Stelle aber auch einen anderen Bearbeiter auswählen.
Mit der Bestätigung auf "anlegen" wird ein Angebot für entsprechenden Kunden erzeugt und kann bearbeitet werden.

Sollten noch nicht alle Rechnungen des Kunden bezahlt sein, werden Sie informiert, dass der Kunde über seinem Limit ist. Sie können trotzdem das Angebot weiter bearbeiten oder ruhen lassen.

Sie haben nun die Möglichkeit, entweder einen freien Text für das Angebot einzugeben oder auf verfügbare Artikel, welche vorher unter Stammdaten-> Artikel angelegt wurden zuzugreifen. Tippen Sie hierfür entweder die Artikelnummer oder den Artikelnamen oder (teilw.) die Beschreibung des Artikels in das schmale Feld ein.

Die Bedienung der Suche kann mittels Tastatur erfolgen. Mit den Pfeiltasten (oben+unten) geht man die einzelnen Artikel durch und mit Enter bestätigt man den Artikel. Dieser wird dann als Position hinzugefügt und es können Menge und Rabatte etc. noch ergänzt werden.

Der Preis ist bei eingepflegten Artikeln bereits hinterlegt und muss normalerweise nur bei freien Eingaben eingegeben werden. Die Summe (netto) berechnet sich aus der Menge x Preis.

Die Menge wird entweder mit einer

• grünen Zahl => Es ist noch Bestand vorhanden
• roten Zahl => Kein Bestand vorhanden

Wenn Sie Preise manuell eingeben oder den Preis eines eingepflegten Artikels im Angebot anpassen werden Sie gefragt, ob Sie für den Kunden eine Preisvereinbarung anlegen wollen.
Bei freien Eingaben werden Sie gefragt ob Sie fortfahren wollen, obwohl kein Werbemittel und kein Lieferant dazu angelegt wurde.

In der rechten Seitennavigation des Angebots haben Sie die Kundenanschrift, welche bei mehreren hinterlegten Anschriften per Dropdown geändert werden kann.

Sollten Sie ein Angebot innerhalb der EU schreiben wollen, in dem keine Mehrwertsteuer ausgewiesen wird, können Sie den Punkt netto anhaken. Hierfür müssen Sie jedoch die UST-ID des Kunden beim Kunden hinterlegen und den Text für die innergemeinschaftliche Lieferung unter Einstellungen > Textvorlagen hinterlegen.

Nennt der Kunde für die Auftragsbearbeitung eine Referenznummer, kann diese im entsprechendem Feld angegeben werden.

Das Angebotsdatum ist das Datum der Angebotserzeugung, lässt sich aber auch umterminieren. Der Bearbeiter ist die Person, die das Angebot erzeugt hat.

Wählen Sie für den Kunden die Zahlart aus. Diese müssen Sie unter Stammdaten > Zahlarten definieren. Der Text der Zahlart wird als letzte Position auf die Rechnung gedruckt.

Möchten Sie einen Auftragsrabatt gewähren, geben Sie unter der Zahlart den Prozentsatz ein.

Das Feld Lieferbedingungen kann (z.B. bei Dienstleistungen) freigelassen werden. Bei Warenlieferungen können Sie die Lieferbedingungen auswählen, die sie vorher unter Stammdaten > Lieferbedingungen hinterlegt haben.

Sie können das Angebot (und später die Rechnung) einem Projekt zuordnen.

Will man eine Position später noch nachbearbeiten, kann man dies tun indem man auf die Positionsnummer vorne klickt. Die Suchleiste ist direkt unter der ausgewählten Positionszeile und kann wie gewohnt bedient werden.

Über Interna/ Aktionen können Sie einsehen, wann das Angebot angelegt wurde und wie hoch die Nettosumme des Angebots ist.
Zudem haben Sie hier die Möglichkeit interne Infos fürs Angebot zu hinterlegen.

Über die Buttons können Sie das Angebot drucken, löschen, kopieren, zum Auftrag machen (grüner Pfeil), aufsplitten (=teilen) und im Druck/ Mailarchiv einsehen ob das Angebot schon einmal gedruckt/ vermailt wurde.
Falls beim Kunden eine Emailadresse hinterlegt wurde, wird diese hier angezeigt und das Angebot kann verschickt werden. Alternativ geben Sie an dieser Stelle selbst eine Emailadresse an.

Falls Sie das Angebot nicht Drucken oder per Email senden steht es Ihnen später im Archiv nicht mehr zur Verfügung.
Machen Sie das Angebot durch klick auf den grünen Button zum Auftrag.

Um einige Positionen auf einen neuen Auftrag zu "verschieben", wählen Sie den Button "Angebot splitten". Sie werden gefragt, ob Sie das Angebot wirklich splitten wollen. wenn Sie mit "ok" bestätigen, öffnet sich ein kleines Fenster, indem Sie die Artikel des Angebots jeweils auf ein anderes Angebot "verschieben" können.

Die neuen Angebote finden Sie in der Angebotsübersicht.

Bei jedem Angebot rechts gibt es einen Bereich, in dem man verschiedene Parameter definieren kann.

• Nettoauftrag: Das Angebot zu einem Nettoauftrag machen.
• Referenz: Hier kann man die Referenz des Kunden (Bsp.: interne Nummer des Kunden) hinterlegen
• Bezahlung: Hier wird die Zahlart des Auftrages ausgewählt
• Auftragsrabatt: Ein pauschaler Auftragsrabatt
• Kundenrabatt: Dieser Rabatt ist bei den Kundenstammdaten hinterlegt
• Keine automatischen Rabatte: Dies bezieht sich auf Rabatte, die man unter "Einstellungen -> Vorgangsrabatte" pflegen kann.
  Ein Beispiel ist, wenn der Auftragswert über "x"-Euro ist, dann gebe 10% Rabatt.
• Lieferung: Die Lieferbedingung die ausgewählt werden kann
• Projekt: Das Angebot kann einem bestimmten Projekt z. B. Web (Webshop) zugeordnet werden.

Es gibt noch den Bereich Interna.
In diesem kann man sehen in welchem Status sich der Vorgang befindet, wann er angelegt worden ist und welche automatischen Positionen hinzugefügt werden (z. B. Versandkosten). Für Kollegen kann man hier auch noch eine interne Anmerkung hinterlassen.

Im Bereich Aktionen haben Sie in folgender Reihenfolge folgende Möglichkeiten:

• Angebot drucken/versenden
• Angebot löschen
• Kundenabsage für dieses Angebot drucken/versenden
• Angebot zum Auftrag machen
• Angebot kopieren
• Angebot aufsplitten
• Druck-/Mailarchiv einsehen
• Vorgangshistorie zu diesem Angebot einsehen
• Änderungsprotokoll zu diesem Angebot einsehen
• CRM Vorgänge
• CRM Vorgang zu diesem Angebot anlegen

Über dem Angebot hat man eine Übersicht über EK (Einkaufspreis) und VK (Verkaufspreis), dementsprechend auch eine Aussage wieviel Umsatz das Angebot vorraussichtlich machen wird.