Debitoren

X Kunden
X Zahlungseingang
X Buchungsjournal abschliessen (optional)

Zahlungseingänge von Kunden buchen Sie über den Menüpunkt "Debitoren". Wählen Sie zu Beginn das Zahlungsdatum und das Aktivkonto (in der Regel Kasse od. Bankkonto) aus.

Im Feld Kunde tippen Sie entweder die Kundennummer od. falls Sie diese nicht zur Hand haben den Namen ein. Es werden dann in der Datenbank alle Kunden ausgegeben, die mit der Eingabe identisch sind. Wählen Sie den Kunden aus für den Sie den Zahlungseingang buchen wollen. Im Feld muss die Kundennummer stehen und vorher ausgewählt sein!

Wenn Sie auf den Pfeil neben dem Kundenfeld klicken, werden alle offenen Rechnungen, Gutschriften - oder manuelle Buchungen die Sie auf dem Debitor gebucht haben - in Feld offene Posten aufgelistet.
Wählen Sie die entsprechende Rechnung, deren Zahlung Sie verbuchen wollen aus und geben Sie die Summe in das entsprechende Feld ein. Sie können auf diesem Weg auch mehrere bezahlte Rechnungen verbuchen.

Im Feld Anmerkung sollten Sie den Kundennamen vermerken (so können Sie die Zahlung im Buchungsjournal schnell identifizieren, ohne die Kundennummer zu kennen. In diesem Feld könnten aber auch andere Informationen nützlich sein (wie z.B. Kontoauszugs-Nr., Anzahlung etc.)

Beispiel: Ein Kunde hat eine Rechnung über 4551.75 € (brutto) offen.
Der Kunde zahlt die Rechnung in 2 Raten. Die erste über 2500 Euro, welche über den Münüpunkt „manuelle Buchung“ eingebucht wird:

Wichtig ist hierbei, bei der Teilzahlung einen aussagekräftigen Namen für die Belegnummer zu finden. Gerade bei Kunden denen Sie viele Rechnungen schreiben kann es in solchen Fällen schnell unübersichtlich werden. Die Rechnungsnummer allein können Sie nicht nutzen, da es sonst Schwierigkeiten bei der Verbuchung gibt (in diesem Fall erscheint eine Fehlermeldung). Sollten Sie "doppelte Belegnummer ignorieren" auswählen, buchen Sie die Rechnung als bezahlt aus, auch wenn der Betrag der Rechnung und die Zahlung Differenzen aufweist. Das bedeutet, das diese Rechnung auch nicht angemahnt werden kann.

Nachdem Sie die Teilzahlung verbucht haben, taucht diese auf dem Debitorenkonto auf:

Falls der Kunde bei der nächsten Zahlung wieder nur einen Teilbetrag bezahlt, können Sie erneut eine Teilzahlung über die manuelle Buchung (oder eine entsprechend angelegte Buchungsmaske) buchen. Hierbei muss nur wieder auf die Belegnummer geachtet werden. Diese muss individuell sein (R-1/TZ aus unserem Beispiel darf also nicht noch einmal genutzt werden, R-1/TZ2 allerdings schon).

Bei einer Zahlung des kompletten Betrages wählen sie alle betroffenen Posten der Rechnung (also die eigentliche Rechnung, sowie alle Teilzahlungen) aus und tippen bei der Summe den Betrag Ihres Buchungsbeleges (i.d.R. Kontoauszug) ein.

Im Mahnwesen taucht die Rechnung weiterhin mit dem vollen! Betrag auf und verschwindet dort erst, wenn der komplette Betrag eingegangen ist. Sie können aber über den Kunden oder die Mahnvorschläge das Kundenkonto mahnen, auf dem die Teilzahlungen zu der Rechnung ersichtlich sind.

Welcher Betrag bei dem Kunden noch offen ist, können Sie in der Kundenübersicht (Kontoauszug), bei der Rechnungsübersicht (noch offener Betrag wird in rot hinter dem Kundennamen angezeigt) oder detailliert im Listen/ Export einsehen:

Bei Unterzahlung oder bewusst eingeräumten Skonto geben Sie wie gewohnt den auf dem Zahlungsbeleg (i.d.R. Kontoauszug) stehenden Betrag an. Im Kontrollfeld unterhalb des Summenfeldes wird ihnen der fehlende Betrag in rot angezeigt.
Wenn Sie "Buchungssatz speichern" klicken, öffnet sich ein neues Fenster, in welchem Sie nochmal gefragt werden, ob Sie Skonto gewähren möchten. Bestätigen Sie dies mit "ja".

Die offenen Posten werden mit Skonto verbucht.

Achtung! Wenn ein Kunde eine Rechnungen & eine evtll. vorhandene Gutschrift bzw. Teilzahlung mit Skonto bezahlt, müssen Sie das Skonto manuell einbuchen und können dann über die Maske Rechnung, Gutschrift/ Teilzahlung & Skonto miteinander verrechnen, damit die offenen Posten verschwinden.